手机版
1 1 1

重大活动怎么筹备组织?

  重大活动的筹备组织是一项系统工程,其环节烦琐复杂,容易出现疏漏。结合多年的工作实践,我们体会,不断提高重大活动的组织水平,需要把握好筹划、实施、总结几个环节。

善筹划

  对于重大活动组织而言,筹备阶段最为重要,工作量也最大。一般而言,筹划阶段分三步:

  建立指挥体系。接到一项重大活动任务,首先要明确指挥体系,也就是通常所说的筹委会,这是整个活动的总协调、总指挥机构(以下称“指挥部”)。所有信息都要汇总到指挥部,所有指令也必须由指挥部发出。指挥部负责明确活动的主题和目的、确定议程、制定预案、明确责任分工、协调落实等。根据活动内容的不同,还应设置综合协调、文书材料、现场布置、安全保卫、后勤保障等相关工作组(或确定相应任务的责任单位、责任人)。整个活动的开展要依靠这个指挥部来推动和督促落实。

  拟定活动预案。预案内容要涵盖活动的全过程,从接待来宾或是活动报到开始,直至活动结束,并将参加人员全部送离。基本要素包括时间、地点、参加人员、车辆安排、食宿安排、活动议程、主席台座位图或站位图、责任分工、保障单位等,必要时,还要对卫生防疫、安全保卫、交通保障、电力供应等作出安排。有统一活动内容的还要拟定乘车安排和行车路线。特别要注意明确每个环节的相关任务、责任人和联系方式。

  总之,各方信息、想到的所有问题和细节、有关部门和人员的具体职责等,都应该汇总到预案中,并根据“5W1H”确定最佳预案,即为什么制定该措施(Why)、达到什么目标(What)、在何处执行(Where)、由谁负责完成(Who)、什么时间完成(When)、如何完成(How)。之后,召集各有关部门进行讨论,调整和完善方案,并进一步明确活动中每个环节的责任单位、责任人和具体职责。一份好的预案,既能提纲挈领,又能查漏补缺。

  进行实地演练。实地演练可以印证和完善预案。通过长期的工作实践,我们体会,以下几个关键点需要格外注意:

  1. 主席台人员的范围和排序。首先确定主席台人员的范围,然后确定人员排序。人员范围可遵循以下原则:一是注意主席台(或签约台)的容量;二是尽量保证有任务的人员上台;三是注意平衡,突出代表性,兼顾参会各方需要。主席台人员一般按级别排序,如果涉及层面多、背景复杂,可以先对照行政职级排序;没有相应职级的,可以查找以往惯例;无惯例可查的,可以按照有关人员在活动中担任角色的重要性来排。另外,同级或是职级接近的情况下,应该考虑把上级单位、受邀来宾往前排。有时来宾个人级别虽然不高,但他是代表所在部门参加活动,也要酌情往前排。确定顺序前要和有关各方充分沟通,尽量避免争议。

  2. 话筒和音响的检查。首先要避免话筒、音响不响或乱响。除了注意检测线路,还要有专人负责音响,音响师也要全程在岗。其次要注意话筒的分配和调整。话筒数量不足时,一般先保证有讲话任务的领导。另外,一定要在活动前将主持词内议程、参加领导等有关内容进行再确认。再次要检查话筒的位置。发言席、主持席等要布置合理,注意发言台和上面摆放的物品不要遮挡发言人。

  3. 有关材料的检查。对于主持词、发言稿或讲话稿等材料,由于修改的次数可能比较多,必须安排专人审核和发放。对于材料中涉及来宾和议程的部分,在活动开始前一定要进行最终审核和确认。

重实施

  再完美的筹备也要在实施中实现,准备的时候可以反复演练、反复试验,有错还可以改,但实施是“一锤子买卖”,成败立现,不容重来。这个阶段的关键就是控制,使整个活动尽量按活动预案进行。

  信息沟通到位,保证步调一致。预案中的每个环节、每项安排,都要保证该知道的人知道,特别重要的事项必须直接通知本人,并安排专人负责到底。比如在活动中有主持、讲话、致辞、启动等任务的人员,应安排专人提前与本人联系,并告知有关情况,有变化时更要及时告知。活动现场要安排专人负责引导登台、站位等。另外,如果有统一安排,出发、就餐、活动的时间地点等都要注意通知到每个人,即使是印制在活动手册上,也要有专人负责提醒。对于在主席台或前排就坐的重要来宾更要重点关注,确保活动期间随时联系得上。

  掌握好时间节点,做到心中有数。对主持词、每位领导的讲话稿等有关材料都要熟悉掌握,对活动进程更要做到心中有底,比如每项议程大概多长时间、议程之间怎么衔接等,都需要了然于心,这样才能适时对下一议程进行提醒并做好准备,确保活动顺畅进行。

  随时掌握情况,确保应急预案及时启动。活动期间要随时掌握活动进程、后勤保障、安全保卫等相关的动态情况,并作出分析,及时应对,必要时迅速启动应急预案。

勤总结

  每次活动之后,应第一时间把相关资料收集起来,并进行效果检查,即活动预案是否合理,活动目标是否达到。这是总结经验和吸取教训的阶段,主要包括两方面内容:

  积累经验,形成标准。对于被反复证明有效的措施,要进行标准化和制度化,便于以后执行和推广。比如路线安排,就可以固定如下原则:尽量走大路,避免被堵在小路上;尽量形成环线,不走回头路等。

  总结教训,形成备忘。每次活动结束后,应把整个活动过程中出现的失误、差错以及不顺畅的地方记录下来,并认真分析出错的原因,可以专门形成一个《出错事项备忘录》,以防止同样的错误再次出现。

发布时间:2018年11月05日 07:27 来源:“ 秘书工作”微信公众号 打印

关于我们 联系我们 网站地图 调查问卷

共产党员网 版权所有 京ICP备12024993号

860010-1601010100