办公室接待来访14个注意事项

　　说起办公室的工作，大家就会想到接电话、下通知、收发报纸等等琐碎的事情，但是事情虽小，却也有着很多规矩。就比如，来访人员，该如何接待呢？一起来看下面这14个注意事项，保你学完之后不再犯错！

　　1.立刻招待来访的客人

　　大部分来访的客人对单位来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。

　　2.热情主动问候客人

　　打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户，称呼要显得比较亲切。

　　3.陌生的客人光临时

　　务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家单位？

　　4.有客人未预约来访时

　　不要直接回答领导在或不在，而要告诉对方：“我去看看他是否在。” 同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与领导见面。

　　5.判断来客的身份与种类

　　要事先了解领导是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：（1）客户；（2）工作上的伙伴，搭档；（3）家属，亲戚；（4）私人朋友；（5）其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。

　　6.谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意

　　不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认时间？”

　　7.未经领导同意，不要轻易引见来客

　　即使是事先有预约的来客光临，也要先通报领导（用电话联系或亲自前去报告），等候指示。倘若没有预约，即使是你认为领导肯定会接见的客人，也不可擅自引见。

　　8.如果领导不在或一时联络不上

　　应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

　　9.让来客等候时要注意

　　热情招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本单位的的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，对方不会看到你办公桌上的文件。

　　10.带路时走在客人前方，靠边引导

　　带路时要边留意客人的步伐，走在客人前方2-3步远的位置，边引导，可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。若是向内开的门，则应你先进，并用手按住门说：“请进”，等客人进来后再松开门。

　　11.初次与领导见面的来客

　　一般应该先把来客介绍给领导，但有时如果来客的身份较高，则最好先向来客介绍领导。引见后除非领导要你留下，否则做介绍之后即要退出领导的办公室。

　　12.领导正在会客时

　　若有事联络或请示，须用递纸条的方式。可将事项写在便条上，进入办公室后，先向客人道歉：“对不起，打扰了。”

　　13.客人离去时

　　即使你再忙，也别忘了最后的道别，称呼对方的名字将造成好的印象，所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。

　　14.制作来访登记卡

　　在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好，制成写有姓名、职位、单位、访问日期、求见人等等的卡片。

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