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做了很多“看似没做什么”的工作 该怎么总结?

  身处职场的每个集体和个体,都需要围绕组织职能和岗位职责开展各项日常工作,也就不可避免地要总结工作开展情况、撰写工作总结材料。开展周期较长、计划安排充分、实际举措明晰的工作,能够归纳整理的内容更为具体,总结起来相对容易。但是对于一些临时性的工作,要总结出“干货”来却往往不容易。

  举例来说,上级单位要求对某方面规范性文件清理情况进行专项汇报,本单位作了文件转发、数据督报和统计工作,过程忙忙碌碌,但总结起来感到都是些规定动作,想说出特点很难。现实中对此心存困惑的情况并不少见。如何总结这些“看似没做什么”的工作?这里试谈几点个人浅见。

  基础在勤观察

  要写好工作总结,功夫在平时,观察能力尤为重要。事实上,对某项工作的总结往往不是从这项工作结束后或即将结束时才开始的,而是从工作甫一启动便已开始。之所以会出现不知如何下笔的迷茫和材料空洞无物的结果,一个重要原因便是没有注重对工作开展过程进行追踪观察。即使再小的工作都有一个从开始到结束的闭合回路,都可以是一个有目标、有计划、有过程、有结果的系统。这就需要我们细心观察,看看上级工作指令传导下来后,本单位各相关机构和人员的响应情况如何,工作流程、行动计划有哪些,彼此之间是怎样配合协同的,这样才能有意识地捕捉、搜集这项工作全过程的信息资料,并进行及时记录和初步分类,为后续的总结作好第一手素材准备。

  核心在多参与

  要将工作总结好,作为某项工作的具体经办人员,必须树立务实的工作作风,沉下心来、俯下身子,尽可能全程参与到该项工作当中。从任务的接手、目标的解析、计划的制定、各方的分工到过程的督导、横向的沟通、纵向的衔接,都要真正融入,对相关情况有全盘了解与详细掌握,甚至有更深一层的认知与理解。只有这样,总结起来才会有思路、有素材、有取舍。如果仅仅用旁观者的视角来总结所做的工作,很可能知其一不知其二、知其然不知其所以然,使总结材料流于空洞、虚泛。

  关键在善延展

  就以前面提到的规范性文件清理工作执行情况总结为例,可能我们更多看到的是摆到台面上的具体工作——转发上级文件、拨打电话督促、登记和统计数据,除此之外似乎没什么了。客观来讲,每个单位做的工作都不止于此,只是有些比较隐性抽象,难以挖掘,需要我们顺藤摸瓜、顺势延展。

  不妨掰开来说,以“转发文件”这一事项为中心,可以分别向前、向后延展工作内容。我们试着用发散思维来看看,自己单位在落实上级要求的过程中,下面这些工作是不是不同程度地开展了——

  接到上级通知后,单位主要领导或分管领导是否迅速研究如何落实,并作出具体安排部署?为确保责任上肩、工作落实,单位是否成立专门机构、明确任务具体分工、制定时间表、建立督导检查及考核评估机制?转发上级文件后,是否召集下属单位和职能部门负责人召开专题会议,对文件精神进行传达,并结合本单位实际对有关工作执行提出具体要求?工作开展过程中,下属单位是否反映存在的问题和困难,提出哪些方面的意见和建议,本单位是怎么处理的?其间是否到基层单位督导检查,方式是全面检查还是抽样检查,是实地督查还是通过电话询问、网络沟通、要求报送相关资料等途径进行督查?

  以上是一些常规性的贯彻落实上级工作安排的举措。其实我们还可以结合本单位实际,认真对照回顾,进行细致梳理,先延展铺开再浓缩归拢,确保总结工作时重点不偏离、亮点不遗漏。

  详尽占有了第一手材料,深度参与了工作过程,理顺了其中逻辑,总结起来才能言之有物、有血有肉。

工作实务学习专栏

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发布时间:2019年07月19日 07:15 来源:“秘书工作”微信公众号 编辑:石光辉 打印

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