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遇有紧急重要文电办理 怎么做才能优质高效?

  文电办理是党办工作的重要内容,特别是紧急重大事件发生期间,文电数量多、时限紧、密级高,对办理工作提出了更高的要求。我们要找准切入点和突破口,分“两步”提高紧急重要文电办理效率。

  一、培养科学预判能力

  古人讲:“为之于未有,治之于未乱。”党委办公厅(室)作为党委的综合部门,是信息的集聚地、发散地,也是政令上传下达的枢纽。文电办理人员要具备捕捉“蛛丝马迹”的能力,对紧急重大事件要科学预判和超前准备。这是化被动为主动、确保政令畅通的关键。培养这一能力的关键在于整合分析从各渠道获得的信息,具体就是要做到“三看”“三坚持”。

  “三看”

  一看值班室递送的信息专报、应急快报、公安快报等第一手信息。这些信息是我们对事件进行预判的基础,从中往往能发现紧急重大事件的前兆。

  二看各级领导批办情况。这反映了领导对事件紧急性、严重性和影响力的判断,有助于进一步提高预判的准确性。

  三看各种媒体的报道。要紧盯官方媒体报道动态,关注当地网络媒体热搜内容,了解自媒体评论转发情况,更好掌握事件的发展动态。

  “三坚持”

  一要坚持高度重视网信部门的信息快报,特别是短期内高频率收到关于同一事件的信息快报,要第一时间向主管领导报告,必要时向党委分管领导预报告,培养敏锐的嗅觉。

  二要坚持建立健全紧急重大事件文电办理应急机制,提前作好政务值班、部门协调、文稿起草等工作的准备,做到“不打无准备之仗、不打无把握之仗”。

  三要坚持创新运用“互联网+”,推进电子政务建设,借助新兴媒介工具提高工作效率,但务必保守秘密,确保“涉密不上网,上网不涉密”。

  二、聚焦闭环办理步骤

  文电办理效率体现了党委办公厅(室)参谋服务的质量。提高办理效率,必须形成闭环,无缝对接、精准协调和及时总结,缺一不可,具体要做到“三在前”“四确保”“一小结”。

  “三在前”

  一是准备在前。要仔细通读签收文件内容,了解事件基本信息;学会“关起门来当领导”,主动思考拟办情况,理清所涉领域的分管领导、主要部门、具体处室,做到多疑、多问、多查,必要时用便签记录以供查阅;作好充足准备,确保心中有数,问有所答,掌握高效办理文电的主动权。

  二是沟通在前。及时与相关的领导和秘书取得联系,了解领导行程安排,掌握领导去向,确保第一时间呈送。确有困难无法送签要及时电话汇报,汇报时须做到“三注意”:注意抓住文件关键内容,必要时重复重点内容;注意领导批办内容,如有听不清、记不下、不理解的,须及时请教;注意重点确认关键信息,特别是领导姓名、单位名称、时间节点,切不可模棱两可。

  三是推演在前。文电办理前静下心来,在脑海里推演整个过程,坚持以问题为导向,本着实战精神去解决。对可能发生的突发情况,提前备好预案;对可能被提及的问题,提前做好功课;对可能拖延效率的环节,提前对接疏通。

  “四确保”

  一要确保主要领导快速获知。紧急重大事件发生时,各级领导迫切需要获知批办内容,这就需要文电人员灵活处置,打破常规,平行办理,使文电内容在第一时间传达,既提高文电办理效率,也提高应对紧急重大事件的反应速度和处置能力。

  二要确保文电办理不延误。紧急重大事件发生时,如遇领导开会、在外检查指导工作等,文电办理往往是“晚了一分钟,耽误小半天”。这就需要党办文电人员及时根据领导行程安排,耐心等待,见缝插针寻找最佳呈送时机,遇到特殊情况要特事特办,第一时间呈送,确保不耽误、不贻误。

  三要确保批办精神尽快落实。领导批办涉及的处室往往是落实批办精神的具体部门,要坚持第一时间将领导批办精神传达下去,不坐等、不拖拉,如领导再有新的批办内容也须及时递送,确保零漏办、零错办。

  四要确保出手公文规范无误。强化“文电工作无小事”的责任意识,实行首问负责、专人负责。提前审校发文内容,重点校对名称、数据、时间;检查公文格式是否规范,各要素有无缺失、错误,确保出手公文“零错情”。

  “一小结”

  一事毕,一小结。小结不小,每一分钟的提效都离不开事后工作小结。要坚持将“有效提高文电办理效率”纳入工作总结范畴,梳理出控时提效的诸多要素,针对紧急程度、公文类别进一步简化审批流程,理顺程序,总结紧急重要文电办理流程,提升文电办理效率。

工作实务学习专栏

发布时间:2020年01月08日 07:33 来源:“秘书工作”微信公众号 编辑:石光辉 打印

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