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会务工作应力戒五种错误思维

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  会议能否顺利召开与会务工作息息相关,会务工作是否严谨、务实、高效也反映工作作风是否扎实。在会务工作实践中,应力戒几种错误思维。

  想当然

  在会务工作中,如果不了解客观实际,仅凭“想当然”来处理问题,就会错漏不断。比如,会标挂好后,作为会务组的工作人员不能只听别人描绘而“想当然”认为会标问题已经落实到位,而要及时到场进行检查,对会标的内容、字体、颜色、位置、光线等检查核对。这虽只是会务工作中很小的一个环节,但如果没有落实好,出现内容错误、颜色偏差等情况,会议效果就会受到严重影响。

  会务工作无小事,需要会务工作人员慎之又慎抓落实,像挂会标这样的环节需要现场检查过、亲自试验过、反复核准过才能算落实到位。

  差不多

  “这个会议通知发出去了吗,都发给应参会人员了吗?”“差不多吧!”;“这个会场能坐100人吗?”“差不多吧!”;“主席台的话筒声音可以覆盖全场吗?”“差不多吧!”;“上台发言人员都知道自己的位置吧?”“差不多吧!”……

  这是我们在实际工作中常常会听到的对话,殊不知,一句“差不多”恰恰可能是“差很多”“差太多”。

  会议通知的“差不多”,可能会遗漏重要参会人员;会场座席的“差不多”,可能导致来参会的人无处可坐;话筒声音的“差不多”,可能导致有些参会人员听不清领导讲话;发言位置的“差不多”,可能导致发言人员上台后无所适从。

  这些窘况都是“差不多”造成的。同“想当然”一样,“差不多”也是会务工作的“拦路虎”。“君子慎始,差若毫厘,谬以千里。”会务筹备工作就是会议的开始,“慎始”就不能差“毫厘”,要紧紧抓住每一个环节、每一处细节,使之一一得到落实,保证会议顺利进行。

  超自信

  党政机关召开的重要会议往往具有很强的政治性、全局性、指导性,通常会成立会务组或秘书组,组内成员根据分工既要各负其责,又要协同推进。在这一过程中,切忌个人英雄主义,要经常怀揣一点“不自信”,加强团队协作。

  比如,在会议服务保障中,经常需要撰写大量的文字材料,如会议方案、主持词、讲话稿、新闻稿、座次图等,专门负责文字材料的工作人员要耐心细致起草、校对,同时还可以多请周围的领导、同事一起帮忙审核文字材料,万不可因为业务能力突出而盲目自信。

  得过且过

  得过且过在工作上表现为不负责任,敷衍了事。在会务工作中,主要表现为:明明布置了十分工作,做到七分就认为万事大吉;明明对事情还有疑问,却侥幸认为“应该不会有问题”而不再过问、不再落实;明明可以当天完工,偏偏要拖到第二天。这样做的结果可想而知,想糊弄过关,偏偏哪道关也过不去。

要根治“得过且过”,就要抓住三个“不放过”:

一是落实不达标不放过。说了就要做到,布置了就要完成,工作开始前要对标准和时限了如指掌,工作开始后就要不打折扣、不搞变通、不坏规矩,确保完全达标。

二是心存疑问不放过。每一次疑问,往往就是直觉在提醒我们这项工作可能还有漏洞,隐患还没有彻底排除,这时就要抓住疑问深挖细查、刨根问底,直到所有疑问圆满解决。

三是按照工作进度有序推进,做到今日事今日毕,不可无故拖延工作,要为后期领导整体审核把关、调整变更等打出提前量。

  本本主义

  会务工作有其固有规律可循,很多相同类型的会议也有大致的模式,前人对会议的设计、方式、程序等一些基本问题的概括总结,能够为我们提供很好的参考和指导,但不能简单地认为“每个会都可以这样开了”。

  每一次会议的召开都有其实际情况。比如,主要内容相同的会议,可能今年的主题跟去年不一样;主题一样,可能出席人员的范围不一样;出席人员的范围一样,可能会议的形式不一样。

  面对时间、地点、人员、主题、规模等变量,开展会务工作就不能抱着“本本”刻舟求剑,要善于把从“本本”上获得的基本经验灵活运用到实践中,因时而动、适时而行、识变应变,了解新情况,解决新问题,确保会务工作圆满完成。

工作实务学习专栏

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发布时间:2022年10月09日 07:13 来源:“秘书工作”微信公众号 编辑:许建文 打印